MaZ4MWt7MaR7NWV5NWpaMaFax7ogxTcoAnUawZ==
MASIGNCLEANSIMPLE103

PAPER : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN





PENDAHULUAN

Sistem akuntansi berguna bagi manajemen dalam mendapatkan informasi baik dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan. Informasi yang didapat berfungsi dalam pengambilan keputusan oleh manajemen serta digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan dan menyusun laporan keuangan bagi pihak yang berkepentingan, Nurul (2017).
Sedangkan sistem akuntansi pembelian sendiri terdiri dari sistem akuntansi utang untuk kegiatan pembelian secara kredit, dan sistem akuntansi kas untuk kegiatan pembelian secara tunai, Devi (2012). Seperti halnya yang dituliskan oleh Kurniatu (2012), bahwa terdapat dua macam pembelian, yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit.
Menurut Mulyadi (2016: 299), sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian dibangun untuk mempermudah proses pembelian barang dagang dalam pengadaan persediaan barang yang akan dijual. Menurut TMBooks (2015: 110), jika catatan persediaan tidak akurat maka menyebabkan kekurangan persediaan yang pada akhirnya berakibat hilangnya penjualan. Catatan persediaan yang tidak akurat juga menyebabkan terjadinya kelebihan persediaan yang berakibat naiknya biaya penyimpanan dan penanganan persediaan.
Sistem akuntansi pembelian yang baik harus disertai dengan pengendalian internal yang baik. Mulyadi (2016: 312) menyatakan bahwa pembelian, dibutuhkan unsur pokok sistem pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. Sistem akuntansi dalam transaksi pembelian yang baik pada suatu perusahaan sangat berguna sebagai informasi baik untuk manajer sebagai pemakai informasi pihak internal maupun pengguna informasi pihak eksternal.
Pengendalian internal merupakan sarana bagi manajemen dalam mencapai tujuan perusahaan serta cara untuk melindungi dan menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, meningkatkan operasional perusahaan, dan mencegah penyimpangan terhadap kebijakan manajemen yang telah diterapkan (Mulyadi, 2016: 311).
Peran pengendalian internal dalam menunjang sistem akuntansi sangat penting. Dengan adanya pengendalian internal maka penyimpangan, kesalahan, ataupun kecurangan dapat dicegah. Misalnya jika tidak ada pengawasan dalam pembelian, maka terdapat kemungkinan barang dagang yang dibeli dicuri oleh karyawan untuk kepentingan sendiri, Aditya (2011).
Contoh lain ialah kurang lengkapnya dokumen-dokumen dan catatan mengenai permintaan pembelian atau pencatatan utang kepada pemasok, maka terdapat kemungkinan kesalahan pencatatan pembelian maupun pencatatan utang kepada pemasok. Kecurangan dan kesalahankesalahan akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut maka perlu sebuah sistem akuntansi pembelian serta pengendalian internal yang memadai dalam mengatur dan mengawasi kegiatan pembelian barang dagang (Ambarwati, 2012).

PEMBAHASAN
3. Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Diana dan Setiawati (2011: 122), pembelian barang dagangan adalah barang yang dibeli untuk langsung dijual kembali, tanpa ada kegiatan untuk memberi nilai tambah pada produk tersebut. Contohnya, supermarket membeli pasta gigi dari distributor dan kemudian pasta gigi tersebut langsung dijual kembali kepada konsumen akhir.
a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2016:300) adalah sebagai berikut:
1) Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasokyang dipilih.
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang dterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam regsiter bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2016: 304), terdapat enam prosedur dalam sistem akuntansi pembelian, sebagai berikut:
1) Prosedur Permintaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya ntuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3) Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4) Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5) Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6) Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
c. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2016: 303), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
1) Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. Surat ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar
3) Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih.
4) Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
d. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, Mulyadi (2016: 308) adalah:
1) Register Bukti Kas Keluar (voucher register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2) Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian
3) Kartu Hutang
Jika dalam pencatatan hutang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu hutang.
4) Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Pengendalian Internal
a. Pengertian Pengendalian Internal
Menurut Jusuf (2014: 356), pengendalian internal ialah proses yang dirancang, diimplementasikan, dan dipelihara oleh pihak yang bertanggung jawab atas kelola, manajemen dan personel lain untuk menyediakan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan entitas yang berkaitan dengan :
1) Keandalan pelaporan keuangan
2) Efisiensi dan efektivitas operasi
3) Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan
Menurut Mulyadi (2016: 163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, motode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan system pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah:
1) Menjaga kekayaan organisasi
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3) Mendorong efisiensi
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajeme
b. Struktur Pengendalian Internal
Menurut Hall pada Mardi (2014 :61), dikatakan bahwa terdapat model pengendalian internal yang memenui tiga fungsi penting pengendalian, yaitu model PDK (Preventif-Deteksi-Koreksi).
1) Pengendalian Preventif
Pengendalian preventif didesain untuk langkah awal mencegah terjadinya berbagai tindakan yang dapat merugikan perusahaan.
2) Pengendalian Deteksi
Pengendalian deteksi merupakan pertahanan lapis kedua, pertahanan ini dibutuhkan ketelitian dan mengidentifikasi kejadian yang diakibatkan lolosnya serangan dari baris pertama.
3) Pengendalian Koreksi
Pengendalian koreksi adalah proses memperbaiki kesalahankesalahan yang diakibatkan pertahanan lapis kedua tidak bias mengatasi serangan yang merugikan. Tindakan koreksian yang dilakukan tidak semata terfokus pada satu metode saja , tetapi menggunakanberbagai cara.
c. Komponen Pengendalian Internal
Menurut Commite of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) (2013: 45), Pengendalian internal mempunyai lima komponen, yaitu:
1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian internal di seluruh organisasi. Dalam Commite of Sponsoring Organization of Treadway Commission (COSO) (2013: 56), terdapat lima prinsip yang berkaitan dengan lingkungan pengendalian antara lain:
a) Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika.
b) Dewan direksi menunjukkan independensi dari manajemen dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal.
c) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur, alur pelaporan, dan otoritas dan tanggungjawab yang tepat dalam pencapaian tujuan
d) Organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik, mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang kompeten sejalan dengan tujuan.
e) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab untuktanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan tujuan yang tepat.
2) Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal maupun internal. Risiko didefinisikan sebagai kemungkinan suatu peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang untuk mengidentifikasi dan menilai resiko terhadap pencapaian tujuan. Resiko terhadap pencapaian tujuan dianggap “relatif” atau tergantung pada toleransi resiko yang ditetapkan entitas. Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013: 57), terdapat empat prinsip berkaitan dengan penaksiran risiko, yaitu:
a) Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup untuk mampu mengidentifikasikan dan menaksir risiko yang terkait dengan tujuan.
b) Organisasi mengidentifikasi risiko untuk mencapai tujuan untuk semua entitas dan menganalisis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana risiko seharusnya dikelola.
c) Organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam penaksiran resiko untuk mencapai tujuan.
d) Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan-perubahan yang bisa berpengaruh pada sistem pengendalian internal secara signifikan.

3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas pengendalian (Control Activities) ad alah tindakan yang ditetapkan melalui kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan dilakukan. Aktivitas pengendalian (Control Activities) dilakukan di semua tingkat entitas, pada berbagai tahap dalam proses bisnis, dan pada lingkup teknologi. Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013: 57-58), terdapat tiga prinsip yang berhubungan dengan aktivitas pengendalian, antara lain:
a) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan risiko untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima.
b) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang umum melalui teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan.
c) Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukkan kebijakan dalam tindakan.
4) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi dibutuhkan entitas untuk melakukan tanggung jawab pengendalian internal untuk mendukung pencapaian tujuan. Manajemen menggunakan informasi yang relevan dan berkualitas dari sumber eksternal dan internal untuk mendukung fungsi dari pengendalian internal. Komunikasi merupakan proses yang berulang untuk menyediakan, membagi, dan menghasilkan kebutuhan informasi. Komunikasi internal adalah informasi yang disebarkan dalam seluruh organisasi. Sedangkan komunikasi eksternal ada dua macam, yaitu memungkinkan datangnya komunikasi dari informasi eksternal yang relevan dan menyediakan informasi untuk pihak.
Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013: 58), ada tiga prinsip yang berkaitan dengan informasi dan komunikasi, yaitu:
a) Organisasi menghasilkan dan menggunakan informasi yang relevan dan berkualitas untuk mendukung fungsi pengendalian internal.
b) Organisasi secara internal mengkomunikasikan informasi, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal yang diperlukan untuk mendukung fungsi pengendalian internal.
c) Organisasi mengkomunikasikan dengan pihak eksternal mengenai persoalan yang mempengaruhi fungsi dari pengendalian internal
5) Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)
Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities) adalah evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau beberapa kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk memastikan apakah masingmasing dari lima komponen pengendalian internal, ada dan berfungsi. Evaluasi berkelanjutan, dibangun dalam proses bisnis pada tingkat yang berbeda dari entitas, memberikan informasi yang tepat waktu sedangkan evaluasi terpisah, dilakukan secara periodik, akan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi tergantung pada penialaian resiko, efektivitas evaluasi yang berkelanjutan, dan pertimbangan manajemen lainnya. Temuan akan dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan oleh regulator, kriteria yang diakui badan penetapan standar atau manajemen dan dewan direksi, dan kekurangan dikomunikasikan kepada manajemen dewan direksi yang sesuai.
Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013:59), ada dua prinsip yang berkaitan dengan aktivitas pengawasan, yaitu;

a) Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi berkelanjutan dan / atau terpisah untuk memastikan apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi.
b) Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan pengendalian internal pada waktu yang tepat kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan perbaikan, termasuk manajemen senior dan dewan direksi secara tepat.
d. Unsur Sistem Pengendalian Internal Pembelian
Menurut Mulyadi (2016: 312), unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian internal akuntansi. Unsur pokok system pengendalian internal terdiri dari:
1) Organisasi
a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimanaan barang.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
e) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
f) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3) Praktik yang Sehat
a) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
e) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembuasan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
f) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g) Terdapat pengeecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
h) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
i) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “LUNAS” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.


Prosedur pembelian tunai, supplier mengajukan penawaran:

Bagian supplier mengirimkan SPH (Surat Penawaran Harga) ke bag pembelian.
Bagian pembelian menerima SPH dari pemasok lalu membuat permintaan daftar barang yang dikirim ke bagian gudang.
Bagian gudang menerima permintaan daftar barang lalu membuat daftar barang yang ada dan dikirimkan ke bagian pembelian.
Bagian pembelian menerima daftar barang yang ada lalu memutuskan apakah akan memesan atau tidak. Jika tidak akan memesan maka berakhir, tetapi juka mau memesan maka bagian pembelian akan membuat SPP(Surat Permintaan Pembelian) yang dikirim ke pemimpin
Pemimpin setelah menerima SPP dari bagian pembelian, jika menyetujuinya akan mengacc SPP. SPP yang telah diacc dikirim ke bagian pembelian
Bagian pembelian setelah menerima SPP yang telah diacc akan membuat SOP(Surat Order Pembelian) rangkap 4. SOP lembar 1 akan dikirimkan kepada supplier,SOP lembar kedua akan dikirimkan ke bagian gudang, SOP lembar ketiga akan dikirimkan ke bagian keuangan dan SOP lembar keempat akan disimpan sebagai arsip.
Supplier menerima SOP dari bagian pembelian. Setelah itu supplier membuat faktur, lalu mengirimkan faktur beserta barang yang dibeli kepada bagian pembelian.
Bagian pembelian menerima barang dan faktur dari supplier setelah itu mengirimkan barang beserta faktur kepada bagian gudang
Bagian gudang menerima barang dan faktur dari bagian pembelian. Bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 2 berdasarkan barang dan SOP. Laporan penerimaan barang lembar 1 disimpan sebagai arsip, sedangkan lembar kedua dikirim ke bagian keuangan  beserta faktur.
Bagian keuangan  melakukan pembayaran berdasarkan atas SOP, laporan penerimaan barang dan faktur. Pembayaran tersebut dikirim ke supplier .
Supplier setelah menerima pembayaran membuat faktur lunas yang dikirimkan ke bagian keuangan.
Bagian keuangan menerima faktur lunas dan berdasarkan faktur lunas tersebut bagian keuangan membuat laporan pemeblian tunai rangkap 2, lembar pertama kan disimpan sebagai arsip dan lembar kedua kan dikirimkan ke pemimpin.
Jobdesk dari setiap bagian:

1. Supplier
          Bertanggung jawab untuk mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) ke Bagian Pembelian
          Menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari Bagian Pembelian
         Berdasarkan SOP, supplier bertugas untuk membuat faktur
          Mengirimkan faktur beserta barang ke Bagian Pembelian
          Menerima uang kas dari Bagian Keuangan
          Membuat faktur lunas
          Bertanggung jawab untuk mengirimkan faktur lunas ke Bagian Keuangan

2. Bagian Pembelian
          Menerima SPH dari Supplier
          Meminta daftar barang ke Gudang
          Menerima daftar barang yang ada dari Gudang
          Jika perlu melakukan pemesanan barang, maka Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Jika tidak, maka proses diakhiri.
          Mengirimkan SPP yang sudah dibuat ke Pimpinan
          Menerima SPP yang telah di ACC dari Pimpinan.
          Membuat SOP rangkap 4:
Lembar 1     : dikirimkan ke Supplier
Lembar 2     : dikirimkan ke Gudang
Lembar 3     : dikirimkan ke Bagian Keuangan

Lembar 4     : disimpan sebagai arsip

          Menerima faktur beserta barang dari  Supplier

3. Gudang

          Bertanggung jawab untuk menerima daftar barang dari Bagian Pembelian

          Bertugas untuk membuat daftar barang yang ada / yang tersedia

          Mengirimkan daftar barang yang ada ke Bagian Pembelian

          Menerima Faktur beserta barang dan SOP lembar 2 dari Bagian Pembelian

          Berdasarkan SOP lembar 2 dan faktur beserta barang tersebut, bagian Gudnag wajib membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap 2.

Lembar 1     : disimpan sebagai arsip

Lembar 2     : Laporan Penerimaan barang beserta barang dikirimkan ke Bagian Keuangan

4. Bagian Keuangan

          Menerima SOP lembar 3 dari Bagian Pembelian

          Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar 2 beserta barang dari Gudang.

          Berdasarkan SOP lembar 3 dan Laporan Penerimaan Barang, Bagian Keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran kepada Supplier

          Menerima faktur lunas dari supplier

          Membuat Laporan Pembelian Tunai rangkap 2

Lembar 1     : dikirimkan ke Pimpinan

Lembar 2     : disimpan sebagai arsip

5. Pimpinan

          Menerima SPP dari Bagian Pembelian

          Berhak untuk memeriksa, apakah  SPP itu layak untuk di ACC apakah tidak. Jika di ACC, maka dikirimkan ke Bagian Pembelian

          Menerima Laporan Pembelian Tunai lembar 1 dari Bagian Keuangan
STUDI KASUS
Dari hasil analisis data yang telah dilakukan pada sistem akuntansi pembelian barang dagang pada Swalayan Elok, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian barang dagang belum sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian. Ketidaksesuaian tersebut ntara lain ialah fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi penerimaan, sedikitnya dokumen yang digunakan dalam order pembelian. Hal ini terbukti dengan tidak dibuatnya purchase order dalam order pembelian. Sedangkan, pengendalian internal pada Swalayan Elok belum sesuai dengan komponen pengendalian internal. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya peluang resiko yang disebabkan oleh belum adanya pihak yang benar-benar bisa mengotorisasi proses pengadaan barang.. Selain masalah otorisasi, peluang terjadinya resiko yang ada antara lain susahnya dilakukan cross check bila terjadi kesalahan. Hal ini diakibatkan karena tidak ada bagian yang melakukan pengarsipan kecuali bagian adminitrasi saja serta perangkapan tugas yang terjadi dalam fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Resiko lainnya ialah belum adanya tanda cap “LUNAS” pada dokumen pendukung saat pihak swalayan sudah membayar kewajiban kepada pemasok.








PENUTUP

KESIMPULAN
  • Sistem akuntansi berguna bagi manajemen dalam mendapatkan informasi baik dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan
  • Sedangkan sistem akuntansi pembelian sendiri terdiri dari sistem akuntansi utang untuk kegiatan pembelian secara kredit, dan sistem akuntansi kas untuk kegiatan pembelian secara tunai, Devi (2012). Seperti halnya yang dituliskan oleh Kurniatu (2012), bahwa terdapat dua macam pembelian, yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit.
  • Dari hasil analisis data yang telah dilakukan pada sistem akuntansi pembelian barang dagang pada Swalayan Elok, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian barang dagang belum sesuai dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian. Ketidaksesuaian tersebut antara lain ialah fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi penerimaan, sedikitnya dokumen yang digunakan dalam order pembelian





DAFTAR PUSTAKA
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogjakarta : Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Jakarta : Salemba Empat.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2013. “Jaminan Kesehatan”, diakses
pada tanggal 27 Maret 2013 dari http://www.jkn.kemkes.go.id/attachment/un duhan/Perpres%20No.%2012%20Th%202 013%20ttg%20Jaminan%20Kesehatan.pdf
Reeve, J. M, Carl S. W, Jonathan E. D, Ersa T. W, Gatot S, Amir A. J, dan Chaerul D. D. 2013. Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia. Jakarta : Salemba Empat.
Rouf, Abdul dan Haris Effendi. 2005. Sistem Akuntansi Bank Indonesia. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Studi Kebanksentralan (PPSK) BI.


Share This Article :
ZAIF

Blogger sejak kuliah, internet marketer newbie

709486726018093753
index='infeed'>index='infeed'>index='infeed'>