MaZ4MWt7MaR7NWV5NWpaMaFax7ogxTcoAnUawZ==
MASIGNCLEANSIMPLE103

PAPER: SISTEM AKUNTANSI UTANG





PENDAHULUAN

Sistem Informasi dalam suatu perusahaan merupakan suatu hal yang begitu penting, agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien, serta terhindar dari kemungkinan hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.Hal ini juga terkait dengan pihak-pihak yang menjadi relasi perusahaan, baik pihak internal maupun ekstrenal perusahaan. Karena sudah barang tentu perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya memerlukan jalinan kerja sama dengan pihak dalam maupun luar.
Dengan demikian sebuah perusahaan harus mengatur Sistem Informasi Akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga informasi tersebut dapat dipakai oleh pihak-pihak yang berkepentingan.Selain itu juga perlu adanya suatu sistem pengendalian untuk mengolah data-data perusahaan sehingga kekayaan (aset) perusahaan dapat dijaga, mencapai efisiensi, serta dapat mencapai tujuan yang dikehendaki perusahaan.
Dalam hal ini, sistem  akuntansi utang dalam perusahaan juga perlu diperhatikan dengan baik, agar tidak terjadi hal yang menyangkut masalah yang berkaitan dengan utang-utang perusahaan kepada pihak lain. Untuk itu, perusahaan harus merancang sistem akuntansi utang dan melakukan  pengendalian intern yang tepat.



PEMBAHASAN

SISTEM AKUNTANSI UTANG
PENGERTIAN HUTANG
     Utang adalah Kewajiban suatu badan usaha / perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu.
PENGGOLONGAN HUTANG
Utang perusahaan digolongkan menjadi :
a.Utang jangka pendek adalah utang yang jatuh tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha / dagang, utang wesel, beban yang masih harus dibayar , utang hadiah, utang garansi dan lain lain.
b.Utang jangka panjang adalah utang yang pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh : utang hipotik, utang obligasi, utang bank dan lain – lain.
1. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

2. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemerosesan Transaksi Pembelian
Sistem transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa semua pemesanan dilakukan berdasarkan kebutuhan, barang pesanan diterima dalam kondisi yang baik, barang yang diterima masuk gedung dalam keadaan lengkap, pembelian tersebut dicatat dan diklasifikasikan secepatnya dan secara akurat, dan pengurangan utang akan diterima untuk barang yang diretur atau dijual kembali.

3. Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk menyerahkanbarang kepada fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
2. Fungsi Pembelian
Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokoko persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Memo Debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:
1. Juranl Retur Pembelian Atau Penjulan Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang dagang.
2. Kartu Persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok

3. Kartu Utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.


Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian
1. Prosedur Perintah Retur Pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.
2. Prosedur Pengiriman Barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.
3. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

Unsur pengendalian intern
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang sehat
7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Prosedur pencatatan utang
Ada dua prosedur pencatatan utang:
Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:
a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian
c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar:
Formulir ini mempunyai tiga fungsi :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).
2. Build-Up Voucher Procedures
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

STUDI KASUS
PT. Daya Anugerah Mandiri bisnis utamanya adalah Ritel Sepeda Motor Honda, yang merupakan bagian dari PT. Daya Adira Mustika, salah satu aktivitas utama yang akan dibangun aplikasinya adalah pada sistem pencatatan hutang Pembelian kredit akan memunculkan sebuah kewajiban yang disebut hutang dagang, dimana hutang dagang ini merupakan kewajiban atau tagihan para kreditur (pemberi hutang) yang harus di bayar oleh perusahaan pada saat tertentu di masa mendatang. Hutang mencerminkan hak tagih dari seseorang atau perusahaan lain atas sejumlah uang dan pelunasannya harus dilakukan dalam jangka pendek.
Dalam melakukan transaksi hutang dagang kita perlu mengetahui saldo hutang dagang untuk setiap kreditur yang didalamnya terdapat informasi tentang saldo awal hutang dagang, penambahan (pembelian kredit), pembayaran (cash and bank) dan saldo akhir hutang dagang.
Dari uraian sebelumnya terdapat beberapa permasalahan yang harus diselesaikan dalam system pencatatan hutang sebagai berikut:
. :
1. Sulitnya dalam proses pencarian data hutang dagang sehingga pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan.
2. Terjadi ketidakcocokan saldo hutang dagang pada akhir bulan karena terjadi retur pembelian dan retur tersebut belum tercatat.
3. Penyesuaian pada akhir bulan selalu tidak tercatat karena tidak adanya jurnal penyesuaian. untuk merancang dan mengembangkan sebuah sistem tentu membutuhkan metode pengambangan sistem
Ada dua metode pencatatan utang yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas. Dalam voucher payable procedure catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang adalah register bukti kas keluar dan register cek. Dalam voucher payable procedure, voucher atau buku kas keluar merupakan dokumen sumber yang memiliki tiga fungsi , antara lain: (1) sebagai perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayaran, (3) sebagai dokumen sumber pencatatan mutasi utang dan persediaan.
            Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat dibagi menjadi dua macam, antara lain: (1) one-time voucher procedure, (2) built-up voucher procedure. One-time voucher procedure dapat dibagi menjadai dua, yaitu: (a) one-time voucher procedure dengan dasar tunai, (b) one-time voucher procedure dengan dasar waktu.
            Distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat transaksi pembelian dapat dilakukan dengan lima metode, yaitu: (1) metode jurnal berkolom atau metode spread sheet, (2) metode akun berkolom, (3) metode akun tunggal atau unit account method, (4) metode tiket tunggal atau unit ticket method, (5) metode distribusi dengan komputer.




KESIMPULAN
    Adapun kesimpulan mengenai Sistem Akuntansi Utang, yaitu :   
1.    sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
2.    dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
3.    metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable procedure dan voucher payable.
4.    catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.
   
SARAN
    Adapun saran mengenai Sistem Akuntansi Utang , yaitu :
1.    Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam SOP atau barang mengalami kerusakan dalam pengiriman maka perusaahaan harus menggunakan sistem retur pembelian untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
2.    Jika barang yang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok maka sistem retur pembelian yang akan digunakan dalam perusahaan, atau menggunakan kesepakatan bersama antara pemasok, perusahaan, dan pembeli.




DAFTAR PUSTAKA
Aditya, Yohanes Alphian Bayu. 2011. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Pembelian Barang Dagang (Studi kasus pada Swalayan Alfa Omega Twin’s).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma
Ambarwati, Fefi.W., dan Isharijadi. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Guna Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Intern (Studi Pada PT. Dwi Mulyo Lestari Madiun). Jurnal Akuntansi dan Pendidikan, Vol. 1, No. 1, Oktober 2012
Baridwan, Zaki.1998.Sistem Akuntansi penyususnan Prosedur dan Metode. Edisi ke-5. Yogyakarta: BPFE Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions (COSO). 2013. Internal Control-Integrated Framework. Durham.
Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi

Share This Article :
ZAIF

Blogger sejak kuliah, internet marketer newbie

709486726018093753